Ganz nach dem Motto „Either you win or you learn“ bietet die Kaltakquise per Telefon gleich zweierlei Chancen: Zum einen die Aussicht auf gewinnbringende Neukunden, zum anderen die Aussicht auf gewinnbringendes Feedback von Ihrer Zielgruppe. In dem nachfolgenden Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise erfahren Sie, welche Schritte Sie für ein erfolgreiches Kaltakquise-Verkaufsgespräch beachten sollten. Außerdem nennen wir 9 Tipps für Ihre Telefonakquise, mit denen Sie Ihr Vorgehen weiter verbessern können.
Vorbereitungen für das B2B Verkaufsgespräch: Kaltakquise E-Mail als Ausgangspunkt
Eine gute Vorbereitung für Ihre Kaltakquise entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Welche wesentlichen Schritte Sie hierbei beachten sollten, erfahren Sie in unserem vorhergehenden Leitfaden zur Vorbereitung für die telefonische Kaltakquise.
Nachdem Sie Ihre Zielgruppe bestimmt, potenzielle Unternehmen recherchiert und mögliche Ansprechpartner identifiziert haben, geht es nun ans „Eingemachte“. Bevor Sie jedoch direkt zum Hörer greifen, empfiehlt es sich, vor dem ersten telefonischen Vertriebsgang eine E-Mail an den identifizierten Ansprechpartner zu senden. In dieser sollten Sie die Mehrwerte Ihrer Leistung kurz und prägnant darstellen. Im Anschluss sollten Sie die Öffnungs- und Klickraten dieser E-Mail prüfen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse sind für die nachfolgende Telefonakquise von großem Nutzen. Zum einen können Sie Ihre potenziellen Neukunden priorisieren, indem Sie zuerst die Empfänger per Telefon kontaktieren, die Ihre E-Mail geöffnet und womöglich Ihre Website besucht haben. Zum anderen haben Sie einen Aufhänger für das nachfolgende Erstgespräch. Im besten Fall erhalten Sie sogar eine Antwort auf ihre Kaltakquise-E-Mail zur telefonischen Vorstellung Ihrer Leistungen.
Tipp: Nutzen Sie eine CRM-Software zur strukturierten Umsetzung Ihre Kaltakquise-Strategie. CRM-Systeme ermöglichen Ihnen das Versenden von E-Mails sowie das Tracken relevanter Kennzahlen. Damit erhalten Sie tiefgreifende Einblicke in das Verhalten Ihrer potenziellen Neukunden.
Gesprächsleitfaden für Ihre B2B-Telefonakquise
1. Gesprächseröffnung im Kaltakquise Verkaufsgespräch
Nachdem Sie die Ansprechpartner mit den größten Gewinnaussichten per E-Mail kontaktiert haben, steht in diesem Schritt der telefonische Erstkontakt an. In der Eröffnungsphase des Verkaufsgesprächs sollten Sie Ihren Gesprächspartner höflich begrüßen:
„Hallo Herr Mustermann – Manfred Meier von der XYZ GmbH hier. Wie geht es Ihnen?“
Nun lassen Sie den Gesprächspartner Ihren Gruß erwidern. Ein kurzer Small-Talk zum Gesprächseinstieg hilft Ihnen dabei, Ihre potenziellen Kunden besser kennenzulernen und Rapport aufzubauen. Dadurch schaffen Sie eine natürliche Gesprächsatmosphäre. Diese entscheidet über den weiteren Gesprächsverlauf. Kommen Sie daher nicht gleich zur Sache, indem Sie Ihre Produkte und Leistungen im ersten Satz thematisieren. Sonst fühlt sich Ihr Gegenüber womöglich wie in einem Verkaufsgespräch und blockt schon zu Beginn ab.
Ihr recherchiertes Wissen kommt Ihnen hierbei zugute. Indem Sie die Interessen Ihrer Ansprechpartner über soziale Netzwerke recherchiert haben, können Sie Annahmen treffen, welche Gesprächsthemen für Ihr Gegenüber interessant sind. Hat Ihr Gesprächspartner vor kurzem einen privaten oder beruflichen Erfolg verzeichnet, können Sie diesen auch aufgreifen und ihn dafür loben. Nach dem kurzen Einstieg in das Gespräch können Sie eine Suggestivfrage stellen, wie z. B.:
„Herr Mustermann, darf ich gleich zum Punkt kommen?!“
Suggestivfragen sind auf Zustimmung ausgerichtet. Deshalb wird Ihr Gegenüber diese Frage in den meisten Fällen bejahen. Die Zustimmung findet auf der Sachebene der Kommunikation statt und weckt weiterhin positive Emotionen auf der Beziehungsebene. Dadurch ist der Gesprächspartner eher dazu geneigt, im Gesprächsverlauf weitere Zustimmungen zu erteilen. Im Anschluss können Sie sich auf Ihre Kaltakquise-E-Mail beziehen:
„Ich habe Ihnen vor kurzem eine E-Mail über [LÖSUNG/MEHRWERT] geschickt.“
Häufig nimmt ihr Gesprächspartner Bezug zu dieser E-Mail auf, indem er z. B. antwortet „Stimmt, da war etwas“ oder „Ja, ich kann mich erinnern“.
2. Prüfung der Kompetenzen des Ansprechpartners bei der Telefonakquise
Als Nächstes sollten Sie nun nochmals sicherstellen, dass Sie auch wirklich den richtigen Ansprechpartner am Apparat haben. Hierzu können Sie z. B. fragen:
„In meiner E-Mail geht es um [SPEZIELLES THEMA/FACHGEBIET]. Aber bevor ich etwas überstürze: Bin ich mit dem [THEMA] bei Ihnen richtig?“
Falls Ihr Gesprächspartner diese Frage verneint, bitten Sie diesen um die Kontaktdaten des passenden Ansprechpartners. Antwortet er hingegen mit „Ja“, was aufgrund Ihrer Vorrecherche wahrscheinlicher ist, können Sie mit der Kurzvorstellung Ihres Unternehmens fortführen.
3. Elevator Pitch des Unternehmens und der Leistungen
Beschreiben Sie Ihr Unternehmen und erläutern Sie Ihre Mehrwerte so kurz und knapp wie möglich. Die Kurzvorstellung sollte keinesfalls länger als eine Minute dauern. Ihr Elevator Pitch könnte wie folgt klingen:
„Herr Mustermann, wir von der Firma XYZ GmbH haben unseren Standort in [STADT] und sind seit [JAHR] kompetenter Partner in dem [BEREICH XYZ]. Unser Schwerpunkt liegt in der [BRANCHE] mit dem Fokus auf [KONKRETE LEISTUNGEN].“
Ihr Elevator Pitch sollte nun fließend in die Bedarfsanalyse übergehen.
4. Bedarfsanalyse im Kaltakquise Verkaufsgespräch
Bei der Bedarfsanalyse und im Vertriebsgespräch allgemein gilt: Mehr fragen, weniger selbst reden. Indem Sie Ihrem Gesprächspartner offene Fragen stellen, können Sie qualitative Erkenntnisse über die wahren Herausforderungen der potenziellen Kunden identifizieren.
„Ich habe auf Ihrer Webseite gesehen, dass Sie [SOFTWARE/PRODUKTE/DIENSTLEISTUNGEN/…] anbieten. Sehen Sie sich mit irgendwelchen Herausforderungen im Hinblick auf [THEMA] konfrontiert?“
Sind Sie sich hingegen über die Herausforderungen des Gesprächspartners bewusst, können Sie die erste Bedarfsanalyse alternativ auch mit einer gezielteren Frage abschließen:
„Häufig höre ich von unseren Partnern, dass sie vor großen Herausforderungen in Bezug auf [PROBLEM] stehen. Ist dies bei Ihnen auch der Fall? Wie wichtig ist Ihnen [PROBLEMLÖSUNG]?
In beiden Fällen regen Sie Ihren Gesprächspartner zum Nachdenken an. Ist dieser bisher von Ihrem Auftritt überzeugt, wird er Ihnen seine konkreten Pain-Points offenbaren. Aus Gründen der Höflichkeit oder fehlendem Interesse kann der Gesprächspartner aber auch Vorwände oder Einwände einbringen. In diesem Fall ist es wichtig, die Vor- und Einwände zu erkennen und durch geeignete Gegenfragen zu entkräften.
5. Präsentation des Nutzens – Nicht der Features
Haben Sie die tatsächlichen Bedenken des potenziellen Kunden identifiziert, können Sie diese mit einer Mehrwertargumentation beiseite schaffen. Dabei sollten Sie Ihre Argumentationskette auf die wichtigen Anforderungen des potenziellen Kunden abstimmen. Im besten Fall werden die Produkt- oder Leistungseigenschaften gar nicht konkret angesprochen, sondern direkt in den Kundennutzen übersetzt. Die folgende Formulierung dient Ihnen als Beispiel:
„Ja, das höre ich oft. Es scheint so, als könnte es Ihnen helfen, wenn Sie sich mit [PROBLEMLÖSUNG] beschäftigen. Hierdurch sparen Sie sich [KOSTEN, ZEIT, …] und können Ihre wertvollen Ressourcen effizienter einsetzen.“
Ist Ihr Gesprächspartner von den Mehrwerten Ihrer Leistungen angetan, können Sie weitere offene Fragen zur Schärfung des Kundenverständnisses stellen.
6. Terminvereinbarung im Kaltakquise Verkaufsgespräch
Das Ziel des telefonischen Erstkontakts besteht häufig nicht in einem Verkaufsabschluss, sondern in der Terminvereinbarung. Neigt sich das Gespräch zu Ende, sollten Sie den Entscheider um einen weiteren Termin zur konkreten Besprechung ihrer Leistungen bitten. Dabei können Sie beispielsweise folgende Frage stellen:
„Ich würde demnächst gerne 30 Minuten mit Ihnen einplanen, um Ihnen unsere Leistungen und Ihre Mehrwerte genauer zu erläutern. Haben Sie Ihren Kalender gerade zur Hand?“
Erteilt Ihnen Ihr Gesprächspartner eine Terminzusage, können Sie mit Stolz auf Ihren erfolgreichen Cold-Call zurückblicken. Ist das Leistungsversprechung für den potenziellen Kunden zwar von Interesse, aber derzeit aufgrund diverser Gründe (z. B. mangelnde Ressourcen) nicht umsetzbar, dann sollten Sie einen Termin zu einem späteren Zeitpunkt vereinbaren. In beiden Fällen ist es zu empfehlen, dem Entscheider im Nachgang an das Erstgespräch detailliertes Informationsmaterial per E-Mail zuzusenden.
Manchmal kommt es jedoch auch vor, dass der potenzielle Kunde kein Interesse an einem Folgetermin hat. Lassen Sie sich hierdurch nicht entmutigen. Nutzen Sie die Gelegenheit und erkunden Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner höflich nach dessen Gründen. Fragen Sie dabei explizit nach Verbesserungsvorschlägen für Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Somit profitieren Sie trotzdem von dem Gespräch.
9 Tipps für Ihr B2B Kaltakquise Verkaufsgespräch
Nun haben Sie die wesentlichen Schritte bei der telefonischen Kaltakquise erfahren. Im Folgenden würden wir Ihnen noch allgemeine Tipps mit auf den Weg geben, womit Sie Ihre Telefonakquise weiter verbessern:
- Achten Sie auf Ihre innere Einstellung und Ihr Mindset.
- Hören Sie Ihrem Gesprächspartner aktiv zu.
- Argumentieren Sie auf Basis des Kundennutzens.
- Verstehen Sie Kundeneinwände als Wegweiser für das Vertriebsgespräch.
- Reden Sie nicht zu viel. Lassen Sie lieber den Kunden sprechen.
- Machen Sie sich Notizen für den Follow-Up-Call.
- Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mit Namen an.
- Lassen Sie sich Gesprächsergebnisse (Terminzusage, Bedarfe, …) bestätigen.
- Wenden Sie eine passende Technik für den Gesprächsabschluss an.
Fazit – Mehr Struktur im B2B Kaltakquise Verkaufsgespräch
Die B2B-Telefonakquise lohnt sich – sowohl für etablierte als auch für junge Unternehmen. Ein Gesprächsleitfaden für das Verkaufsgespräch dient Ihnen als Rahmen für Ihr eigenes Vorgehen und soll Ihnen Sicherheit bieten. Abschließend ist zu sagen, dass die telefonische Kaltakquise Übung erfordert. Lassen Sie sich von Misserfolgen nicht aus der Bahn bringen und beweisen Sie Ausdauer. Beziehen Sie Absagen nicht auf Ihre Person, sondern nutzen Sie diese zu Ihren Gunsten als Lernmöglichkeiten. Der Erfolg von Kaltakquiseprofis beruht auf jahrelanger Erfahrung. Ganz nach dem Vorgehen „Trial and Error“ feilen Vertriebsprofis kontinuierlich an Ihrer Kaltakquise-Strategie und optimieren diese über Jahre hinweg.
In unserem weiterführenden Beitrag über den hybriden Vertrieb erfahren Sie, wie Sie durch den kombinierten Einsatz von digitalen und analogen Vertriebskanälen Ihre Neukundengewinnung unterstützen.
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