Als Teilgebiet der Kaltakquise stellt die Telefonakquise für viele Vertriebsmitarbeiter eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar. Dabei ist die Kundengewinnung per Telefon sowohl für etablierte Firmen als auch für junge Unternehmen von großem Nutzen. Denn neben der Erfolgsaussicht auf Neukunden gewinnen Sie wertvolle Einblicke in Ihre Zielgruppe. Diese helfen Ihnen dabei, Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt zu verbessern. Mithilfe eines Kaltakquise Leitfadens bereiten Sie sich optimal vor und meistern so die B2B-Kundenakquise per Telefon.
In diesem Magazin-Beitrag beleuchten wir die Vorgehensweise bei der Telefonakquise anhand eines Leitfadens. Am Ende des Beitrags wissen Sie, welche wesentlichen Schritte Sie zur Vorbereitung einer Kaltakquise-Kampagne beachten sollten.
Leitfaden für die Kaltakquise per Telefon
Je nach Branche kann der Vorbereitungsprozess unterschiedlich ausfallen. Nutzen Sie den folgenden Kaltakquise Leitfaden daher als Rahmen für Ihr individuelles Vorgehen bei der Telefonakquise.
1. Bestimmen Sie Ihre B2B-Zielgruppe
Wie bei allen Marketing- und Vertriebsmaßnahmen sollten Sie sich im Vorfeld darüber bewusst sein, welche Zielgruppe Sie ansprechen wollen. Grenzen Sie Ihre Zielgruppe auf Unternehmen und Entscheidungsträger ein, die den größten Nutzen aus Ihrem Angebot ziehen können. Beginnen Sie dabei mit einer primären Zielgruppenanalyse zu unternehmensbezogenen Merkmalen. Anschließend empfiehlt es sich, eine detaillierte Sekundäranalyse zur Identifikation von konkreten Bedarfen der Entscheidungsträger durchzuführen. Folgende Liste an Kriterien kann Ihnen dabei helfen, ein besseres Verständnis für Ihre Zielgruppe zu entwickeln:
Unternehmensbezogene Merkmale:
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- Größe: Liegt Ihr Fokus auf KMUs, großen Unternehmen oder spielt die Unternehmensgröße keine Rolle?
- Branche: Haben Sie bestimmte Zielbranchen, wie beispielsweise die Automobil- oder Pharmaindustrie?
- Standort: Unterliegt Ihre Leistungserbringung lokalen Beschränkungen oder sind Ihre Leistungen geografisch unabhängig umsetzbar?
- Umsatz, Gewinn und allgemeine Liquidität: Lohnt sich ein Vertriebsangang für Sie?
Personenbezogene Merkmale der Entscheidungsträger:
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- Demografische Merkmale: Geschlecht, Alter, Herkunft
- Soziografische Merkmale: Beruf, Bildungsstand, Position im Unternehmen
- Psychografische Merkmale: Probleme, Interessen, Bedürfnisse
- Merkmale zur Informationsbeschaffung: Genutzte Medien (soziale Netzwerke, Suchmaschinen etc.) und Geräte (Laptop, Smartphone, etc.)
Auf Basis der personenbezogenen Merkmale können Sie eine Buyer-Persona entwickeln. Eine Buyer Persona dient als greifbare Veranschaulichung Ihrer Wunschkunden. Sie hilft Ihnen dabei, Ihre Zielgruppe besser zu verstehen. Je nachdem, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie anbieten, können Sie unterschiedliche Buyer-Personas definieren. Sind Sie beispielsweise Anbieter einer Software-Lösung, ist es womöglich zielführender, junge und digital affine Ansprechpartner zu suchen. Durch die richtige Eingrenzung Ihrer Zielgruppe sparen Sie sich später viel Zeit und Frustrationen. Denn je besser Sie Ihre Zielgruppe definieren, desto höher sind Ihre Chancen für einen erfolgreichen Vertriebsangang.
Tipp: Zur Identifikation Ihrer Zielgruppe können Sie sich an den Merkmalen Ihrer gewinnbringenden Bestandskunden orientieren.
2. Recherchieren Sie Unternehmen sowie Ansprechpartner für die Kaltakquise
Nachdem Sie Ihre Zielgruppe eingegrenzt haben, sollten Sie im nächsten Schritt mit der Leadgenerierung fortfahren. Recherchieren Sie hierzu im ersten Schritt Firmen, die den Kriterien Ihrer Zielgruppe entsprechen. Folgende Möglichkeiten haben Sie, um im B2B-Geschäft an Firmendaten zu kommen:
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- Google und andere Suchmaschinen
- Telefonbücher
- Branchenverzeichnisse
- Soziale Netzwerke, wie z. B. LinkedIn oder Xing
Nachdem Sie potenzielle Unternehmen identifiziert haben, sollten Sie als nächstes geeignete Ansprechpartner suchen. Hierzu empfiehlt es sich, zuerst einen Blick auf die Unternehmenswebseiten zu werfen. Häufig werden dort Ansprechpartner samt E-Mail-Adressen sowie Telefonnummern genannt. Sollten Sie hier nicht fündig werden, kann Ihnen die Suche über LinkedIn oder Xing zu einem Ergebnis verhelfen. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass die Recherche nach E-Mail-Adressen sowie Telefonnummern hierbei häufig erfolglos bleibt. Soziale Netzwerke eignen sich vor allem dafür, gewinnbringende Informationen über die Entscheidungshierarchie des Unternehmens herauszufinden sowie geeignete Ansprechpartner zu identifizieren. Um nachfolgend auch an deren Kontaktinformationen zu gelangen, können Sie E-Mail-Recherche-Tools, wie z. B. Hunter.io, zu Hilfe nehmen.
Tipp: Nutzen Sie ein Tool zur Leadgenerierung, wie z. B. LeadInfo. Mit LeadInfo identifizieren Sie mögliche Zielkunden, die Ihre Website besucht haben. Sie erhalten Informationen zu dem Unternehmen, den besuchten Seiten, sowie mögliche Ansprechpartner. Falls vorhanden, stellt LeadInfo auch gleich die Kontaktdaten und die hierarchische Positionen Ihrer Ansprechpartner zur Verfügung. Dies ermöglicht eine effiziente Umsetzung Ihrer Kaltakquise-Strategie mit hochwertigeren Inbound-Leads.
3. Bereiten Sie das Kaltakquise-Verkaufsgespräch mit diesem Leitfaden vor
Dieser Schritt ist äußerst wichtig. Informieren Sie sich im Rahmen der Vorbereitung auf die Telefonakquise umfassend über das Ziel-Unternehmen sowie dessen Branche. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:
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- Welche Leistungen könnten von Interesse für den Gesprächspartner sein?
- Welche Ziele verfolge ich mit dem Anruf?
- Wer sind die Entscheider und wie setzt sich der Buying Center zusammen?
- Welche wichtigen Informationen zum Unternehmen oder zur Branche konnte ich bislang sammeln?
- Welche Informationen fehlen noch?
- Was sind meine besten Argumente für unser Produkt oder unsere Dienstleistung?
- Welche Vor- und Einwände könnten geäußert werden?
Überlegen Sie sich konkrete Antworten zu jeder dieser Fragen. Legen Sie dabei ein besonderes Augenmerk auf mögliche Vorwände und Einwände. Im Durchschnitt gehen 7 von 10 Aufträge verloren, weil Vertriebsmitarbeiter an Einwänden scheitern. Indem Sie Einwände im Voraus einplanen und Ihre Argumentationskette anpassen, steigern Sie Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Verkaufsabschluss.
Tipp: Fertigen Sie sich eine Liste mit den häufigsten Vorwänden und Einwänden an, die Ihnen in Verkaufsgesprächen immer wieder begegnen.
4. Überwinden Sie das Sekretariat
Im Allgemeinen gilt: Mit zunehmender Größe des Unternehmens steigt die Schwierigkeit, mit dem gewünschten Ansprechpartner verbunden zu werden. Falls Sie zu diesem keine Kontaktdaten auffinden konnten, müssen Sie den steinigen Umweg über das Sekretariat wagen. Dabei ist zu beachten, dass ein Kaltakquise-Verkaufsgespräch mit dem Sekretariat selten von Erfolg gekrönt ist. Meistens werden Sie gebeten, eine E-Mail an die zentrale info@-Adresse des Unternehmens zu senden. Diese E-Mail findet aber nur in den wenigsten Fällen den Weg zu dem gewünschten Gesprächspartner.
Bitten Sie stattdessen das Sekretariat darum, Sie mit dem zuvor recherchierten Ansprechpartner zu verbinden. Seien Sie selbstbewusst und vermitteln Sie den Eindruck, dass Sie bereits mit dem Ansprechpartner in Kontakt stehen:
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- „Guten Tag, Herr Maier hier. Stellen Sie mich bitte zu Herrn Müller durch!“
Falls das Sekretariat nach dem Grund des Anrufs fragt, können Sie den Sachverhalt spezifizieren. Hierzu können Sie ein Thema ansprechen, das nicht im Entscheidungsbereich des Sekretariats liegt, wie z. B.:
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- „Es geht um die besprochene Integration Ihrer CRM- und ERP-Systeme über eine REST-API.“
Indem Sie einen konkreten Bezug zu einem Sachverhalt herstellen, steigern Sie Ihre Chancen, an den Entscheider weitergeleitet zu werden.
Tipp: Informieren Sie sich genau über die Verantwortungs- sowie Tätigkeitsbereiche Ihres Ansprechpartners. Die umfassende Recherchearbeit der ersten Schritte kommt Ihnen hierbei zugute.
5. Überzeugen Sie bei der telefonischen Kaltakquise den Entscheider
Sollten Sie es bis hier hingeschafft haben, konnten Sie die ersten großen Hürden erfolgreich meistern. Am anderen Telefonende befindet sich der vermeintliche Entscheider. Es gilt nun, diesen von Ihren Leistungen zu überzeugen. Beachten Sie die begrenzte Zeit des Gesprächspartners. Wahrscheinlich hat dieser gerade seine Arbeit unterbrochen, um mit Ihnen zu sprechen. Seien Sie deshalb konkret und kommen Sie zum Punkt, indem Sie die wichtigsten Vorteile Ihrer Leistung präsentieren. Seien Sie sich darüber hinaus über die Einwände und Vorwände aus Schritt drei bewusst.
Häufig besteht das Ziel bei einem ersten Kaltakquise-Kontakt gar nicht darin, direkt einen Verkaufsabschluss herbeizuführen. Zielen Sie stattdessen darauf ab, einen weiteren Gesprächstermin zu vereinbaren. Damit kann sich der Ansprechpartner auf das Gespräch vorbereiten und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Ihre Leistungen Anklang finden. Wie Sie ein solches Verkaufsgespräch konkret durchführen, erfahren Sie in unserem nächsten Beitrag. Dort beleuchten wir die Telefonakquise sowie den Gesprächsablauf anhand eines Beispiels und geben Ihnen einen Gesprächsleitfaden an die Hand.
Tipp: Telefonakquise Dienstleister und Kaltakquise Agenturen unterstützen Ihre Neukundengewinnung
Oftmals berichten Unternehmen über fehlende Ressourcen, um eine Kaltakquise-Kampagne zu realisieren. In diesem Zusammenhang bieten externe Telefonakquise Dienstleister eine ganze Reihe von Vorteilen. Solche Kaltakquise Agenturen unterstützen Sie bei der Neukundengewinnung – ohne wertvolle personelle Ressourcen zu binden. Mithilfe des externen Interimsvertriebs durch einen spezialisierten Dienstleister profitieren Sie somit von einem Höchstmaß an Effizienz.
Achten Sie bei der Auswahl eines externen Vertriebspartners jedoch darauf, dass sich dieser speziell auf den B2B-Vertrieb und die Generierung hochwertiger Leads fokussiert. Call-Center, die Unmengen unqualifizierter Cold-Calls durchführen, sind für den qualitativen B2B-Vertrieb weniger gut geeignet. Besser eignen sich externe Vertriebspartner, die nicht nur auf die Lead-Generierung abzielen, sondern vor allem auf einen erfolgreichen Verkaufsabschluss.
Fazit – Kaltakquise Leitfaden zur effektiven Neukundengewinnung
In den richtigen Händen ist die Kaltakquise per Telefon ein effektives Werkzeug, um B2B-Neukunden zu akquirieren. Dabei macht vor allem die Expertise im Hinblick auf die Herangehensweise den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg aus. Eine intensive Vorbereitung bildet deshalb das Fundament für erfolgreiche Kaltakquise-Maßnahmen. Nutzen Sie diesen Kaltakquise-Leitfaden als Rahmen für Ihr eigenes Vorgehen. Schließlich können Sie mit diesem fundierten Vorgehen qualitative Leads generieren und gewinnbringende Kunden akquirieren.
In unseren Beiträgen zu Lead-Magnets und Landingpages finden Sie weitere nützliche Tipps für Ihre Neukundenakquise.
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